Krachttool #5: prioriteiten stellen

Krachttools zijn bedoeld om je aan het denken en aan het doen te zetten. Zodat je je mentale veerkracht kan vergroten. In deze rubriek deel ik een inzicht, oefening of tip om echt mee aan de slag te gaan. De oefeningen zijn altijd door een hulpverlener ontwikkeld of getest. Vandaag richt je je op het stellen van prioriteiten. Wat is nu écht belangrijk voor je?

Keuzestress: wat heeft nu prioriteit?

“We mogen weer!”. Misschien heb je dat al een aantal keer gehoord. Weer naar kantoor, weer naar terrasjes en naar festivals. De vraag: “moet het echt allemaal weer?”, heb ik al net zo vaak gehoord. Dat zette me aan het denken. Hoe stel je prioriteiten in een leven dat volstroomt met allerlei verplichtingen, als je daar geen grenzen in stelt? Het geeft een soort keuzestress: waar ga je je tijd aan besteden?

Ik weet niet hoe het voor jou werkt, maar als ik geen prioriteiten stel, vliegt mijn dag voorbij. Zonder het gevoel dat ik iets bereikt heb. Als ik het gevoel heb dat ik het druk heb, word ik onrustig en doe ik van alles een beetje. Dan vouw ik een halve was op, ondertussen zet ik de stofzuiger vast klaar en stel een paar e-mails op als concept. Maar knopen hak ik dan niet écht door en de belangrijkste taken stel ik uit.

Heel anders werkt het wanneer ik mijn dag plan, met de belangrijkste klus bovenaan mijn lijstje. Dat zorgt vaak voor een productieve dag. Hoe pak je dit aan?

Prioriteiten matrix van Eisenhower

De prioriteitenmatrix van Eisenhower gaat je een eind op weg helpen. Je kunt hem op je werk en in je privéleven inzetten om te bepalen wat nu écht belangrijk is. En welke taken misschien belangrijk zijn, maar nog best even kunnen wachten. Zo ga je bewust om met je tijd en energie.

Doorloop deze stappen

• Welke taken moet jij allemaal doen? Sta stil bij deze vraag en schrijf eerst alles op wat er in je opkomt. Dit hoeft niet in een bepaalde volgorde te zijn.
• Deze lijst met taken ga je onderbrengen in één van de vier kolommen die je in de PDF terugziet. De vier kolommen zijn:
  – Belangrijk en dringend: taken die nu je aandacht nodig hebben, zoals een belangrijk telefoontje, een bezoek aan de tandarts bij erge tandpijn of het voorbereiden van een belangrijke presentatie. Het zijn ‘brandjes’ die geblust moeten worden.
  – Belangrijk en niet dringend: taken die je wel verder helpen maar nu (nog) geen dringende deadline hebben, zoals je administratie bijwerken, afspreken met een fijne vriendin die je regelmatig ziet, je bureau opruimen, je oriënteren op een nieuwe opleiding naast je werk.
  – Onbelangrijk en dringend: taken die je dag verstoren, zoals onverwachte mailtjes of telefoontjes waar je niet op zit te wachten, of een lang gesprek met je buurvrouw die ineens aan je deur staat. Hier horen ook taken bij die eigenlijk niet jouw verantwoordelijkheid zijn.
  – Onbelangrijk en niet dringend: voorbeelden zijn alle vormen van uitstelgedrag (Netflixen, scrollen op Instagram). Dit zijn de dingen die je doet om dat knagende gevoel weg te krijgen, wanneer je ergens wel weet dat je je tijd beter anders kunt besteden.
• De eerste twee kolommen (belangrijk en dringend, belangrijk en niet dringend) bevatten de taken waar je je meeste tijd aan wil besteden. In de PDF zijn deze kolommen groen. En nu?
• Plan gelijk tijd in voor dringende en niet dringende belangrijke taken: doe dit in je agenda.
• Dringende, belangrijke taken die minder dan vijf minuten tijd kosten doe je meteen. Ben je er gelijk vanaf.
• De taken die niet dringend en onbelangrijk zijn, zijn afleidingen: die probeer je in te perken.
• De taken die dringend en onbelangrijk zijn perk je ook in: zorg dat je deze taken delegeert, of besteed er zo min mogelijk tijd aan. Stel grenzen of zeg er ‘nee’ tegen.
• Vul taken die er gedurende de week bij komen gelijk in in de juiste kolom. Zo houd je overzicht. En rust in je hoofd.

Zorg ervoor dat het invullen van deze prioriteitenmatrix geen onderdeel wordt van je uitstelgedrag. Ga dus aan de slag! Dan geniet je aan het eind van de dag welverdiend van je uurtje(s) Netflix.

Heel veel succes!